Tekenaar Jessamijn Alberts werkt sinds 2018 voor het team van Huis van Verbeelding. Een tijdje terug was ze bij de jaarlijkse werkconferentie van aanbieders van kinderopvang van de Gemeente Den Haag. Jessamijn maakte een live getekend verslag van deze bijeenkomst.

In dit beeldverslag geven we je een kijkje achter de schermen, waarin zij laat zien hoe zij een live getekend verslag maakt van een bijeenkomst.  Deze keer op papier, maar ook digitaal is mogelijk. Een getekend verslag biedt diverse voordelen: het vergroot de opbrengst van het evenement, het geeft een concrete en beknopte samenvatting weer en wordt beter onthouden. Lees meer hierover in onze blog “5 goede redenen voor een live getekend verslag”

Afbeelding 1: Kijkje achter Een live getekend verslag

Hoe wordt er voorbereid?

Het tekenen van een live verslag is zeker geen momentopname. Het is een proces waarin voorbereiding, het live ‘optreden’ en de nazorg allemaal belangrijk zijn.

Jessamijn: “Ik begin mijn voorbereidingen voor het live tekenen altijd een paar dagen van te voren. Heb ik voldoende papier? Zijn mijn stiften gevuld? Heb ik de juiste informatie van de klant?”

In dit geval had Jessamijn een voorgesprek met de opdrachtgever. “Van zo’n gesprek word ik altijd enthousiast. Ik krijg een goed beeld wat de opdrachtgever bezighoudt, welke belangen er zijn en hoe ik het meest van waarde kan zijn.”  Na afloop van het gesprek hoefde Jessamijn dit keer alleen haar stiften te vullen. Op deze manier werken we zo duurzaam mogelijk.

Kijkje achter Een live getekend verslag

Onze tekenaars wonen allemaal ergens anders. Jessamijn woont in Amsterdam. Als het even kan gaat ze met de trein naar een opdracht. Deze keer kon dat prima. “Heerlijk met de trein van Amsterdam naar Den Haag en bijna voor de deur uit kunnen stappen. Er is niets leukers dan op een werkdag in een andere stad even een stukje lopen, vooral als het de leuke plekjes zijn”. 

Deze locatie was nieuw voor Jessamijn. “Hij lag een beetje verstopt, maar hij was echt super. Bij 7AM den haag werken mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De hele middag werd super begeleid en er werd goed meegedacht. Het is altijd fijn als er op de locatie even aandacht is voor waar ik kom te staan. Dat er voldoende licht is en een fijne rechte wand”.

Alle omstandigheden werkten mee. Soms is het bijvoorbeeld lastig om een goede wand te vinden om aan te werken. In dat geval kunnen onze tekenaars een speciale graphic wall meenemen. In de trein zijn die alleen lastig te vervoeren, dus als we ergens in hartje centrum werken, kijken we het liefst naar de mogelijkheden op locatie.  

“Bij 7AM heb je trouwens ook een geweldig uitzicht! Misschien voor de gemiddelde Hagenees dagelijkse kost, maar een van de dingen die ik leuk vind aan mijn werk is dat ik steeds op nieuwe plekken kom en iedere dag anders is”.

De details

Genoeg over de voorbereiding en het uitzicht! Tijd voor Jessamijn om aan de slag te gaan. Lichte spanning vooraf. Het is toch een soort optreden. Een live performance. Je weet nooit precies wat er komt. Opperste concentratie dus. Het papier hangt (en kan angstvallig groot lijken) en het plenaire gedeelte begint. In dit geval is er een gezamenlijke start en vervolgens gaat de groep uiteen naar een van de drie workshops die de deelnemers kunnen volgen.

De aanwezige ambtenaren delen met elkaar wat er op dit moment allemaal goed gaat en waar ze de komende maanden op gaan letten. Ze zijn allemaal net op cursus geweest en hebben afgesproken om duidelijke begrijpbare taal te gebruiken. Jip en Janneke communicatie. Jessamijn: “Die beeldspraak is natuurlijk te mooi om niet te gebruiken in mijn verslag, dus die krijgt meteen een plekje”.

Hierna zijn de workshops aan de beurt. “Omdat deze allemaal tegelijkertijd zijn, loop ik van zaal naar zaal voor een sfeerimpressie. Dat is altijd een lastig onderdeel omdat je niet alles meekrijgt, maar er wel voldoende over wil zeggen. Gelukkig heb ik van de organisatie wel al wat informatie in grote lijnen gehad en de delen van de workshop die ik meemaak, lukt het me om er iets moois van te maken waarin de deelnemers en de spreker zich herkennen”.

 

De presentatie

 

“Na de workshops komt iedereen weer bij elkaar en doe ik nog de final touches. Veel van de aanwezigen komen even kijken en een praatje maken voor de afsluiting begint. Ze vinden het herkenbaar en een fijne samenvatting van de dag. Geen stoffig stuk wat ze moeten doornemen maar helder, kleurrijk en herkenbaar”.

Na afloop van de meeting is er een netwerkborrel. De visuele notulen worden erbij gehangen zodat iedereen nog eens kan kijken en foto’s kan nemen. “Voor mij het moment om in te pakken en te vertrekken. Maar niet voordat ik een grote bos bloemen krijg van de organisatie”.

 

“De afwisseling en interactie op dit soort dagen zijn wat mijn werk zo leuk maakt. Je hebt veel contact met deelnemers en zet je volop in om het event voor de opdrachtgever een succes te maken”.

Ook een waardevolle opbrengst van jullie meeting? 

Huis van Verbeelding kan jullie visueel van A tot Z begeleiden. Hoe klein of hoe groot de sessie ook is. We zijn in te zetten met 1, maar ook met 6 tekenaars, afhankelijk van het programma. In sommige gevallen draait het om een visueel verslag, maar we kunnen ook begeleiden met het ontwerpen van visuele werkvormen voor de subsessies of een miniworkshop verzorgen waarin deelnemers leren zélf getekende notulen te maken. 

Voor informatie en een prijsopgaaf, klik op de button.